Inteligentní formuláře 602XML – nástroj odbourávání byrokratických činností ve zdravotnictví

Není nadsázkou prohlásit, že nástup inteligentních formulářů znamená stejně radikální změnu, jakou byl před více než 10 lety přechod od mechanických psacích strojů k psaní na počítači. Jedná se o nástroj, který šetří čas a omezuje stereotypní byrokratické činnosti všude tam, kde jsou opakovaně vytvářeny dokumenty se stejnou strukturou a kde je zapotřebí přenášet informace mezi různými dokumenty. V úřadech, komerčních firmách a pochopitelně i ordinacích. Jsme tak na dohled době, kdy nebude zapotřebí znovu a znovu vypisovat údaje o pacientovi, jeho pojišťovně, předchozích vyšetřeních, provedených úkonech, požadavcích na materiál, léky či investiční položky apod.

V různých typech nemocnic, poliklinik a sanatorií vypadá jejich nasazení různě. Potřeby motolské nemocnice jsou jiné než psychiatrické léčebny v Bohnicích nebo malého venkovského sanatoria. Nicméně v zásadě vždy platí, že jejich nasazení míří do „šedé oblasti“, jež není pokryta ani účetním software, ani nemocničním informačním systémem. Zkušenost totiž ukazuje, že právě tato šedá zóna skýtá příležitost ušetřit desítky hodin lékařů a zdravotnického personálu. Že právě zde je pořád ještě nejvíce nepříjemných administrativních povinností.

Co to jsou inteligentní formuláře

Nejprve něco o tom, jak vypadá použití takového inteligentního formuláře. Lékař či sestra má často na obrazovce přesnou podobu papírového dokumentu, na který jsou zvyklí. Vyplňování je ovšem nesrovnatelně pohodlnější. Když uvedete jméno pacienta, formulář automaticky doplní další údaje. Mnoho kolonek nabízí „roletky“, takže místo vypisování stačí vybrat myší nejvhodnější variantu. Kde je třeba počítat, provádějí se kalkulace automaticky. Formulář kontroluje chyby, poskytuje nápovědu, ukazuje uživateli, kterou další kolonku má vyplnit. A často neumožní odeslat dokument, který není vyplněn kompletně a správně. Na rozdíl od různých webových formulářů si uživatel může stáhnout inteligentní formulář do svého počítače, postupně jej vyplňovat, připojovat k němu přílohy apod.

Takto vytvořený dokument je možné vytisknout a předat dál na papíře, je možné zabezpečit jeho nezměnitelnost digitálním podpisem a uložit v oficiálním archivačním formátu PDF/A nebo je možné jej postoupit kolegovi ke schválení či dalšímu zpracování. Jak totiž uvádíme níže, inteligentní formuláře 602XML řeší nejen vytvoření dokumentu, ale také jeho oběh mezi spolupracovníky.

Samozřejmě, existují informační systémy, které jsou schopny zajistit podobné funkce. Tyto informační systémy jsou však součástí drahých a komplikovaných aplikací nebo jsou vytvářeny na míru. Pokrytí jakéhokoliv dalšího procesu je tak komplikované a složité, že většina zdravotníků zůstává raději u papírů. Naproti tomu – obrovskou výhodou inteligentních formulářů je skutečnost, že mohou být nasazeny velice rychle (v Motole netrvalo nasazení první základní verze více než dva týdny) a je možné je snadno měnit – dokonce k tomu nepotřebujete ani specialistu na informační technologie. Vytvořit nový inteligentní formulář zvládne každý zběhlejší nebo vyškolený uživatel.

Komerční model, který zvolil převládající dodavatel inteligentních formulářů, firma Software602 (ano, je to ta stejná, na jejímž textovém editoru jsme všichni začínali psát na počítači) umožňuje držiteli licence vyrábět neomezené množství formulářů jakékoliv struktury. Aplikace potřebná pro vyplnění je zdarma.

Elektronická vizita

Podívejme se nyní na některé možnosti využití. Začneme u sofistikovanějšího případu využití technologie inteligentních formulářů 602XML, kterým je „elektronická vizita“, o jejímž zavedení v současné době uvažuje několik českých nemocnic. Lékaři obcházejí pacienty a primář má s sebou přenosný počítač (může jím být menší notebook nebo třeba medicínský tablet PC, jaké vyrábí například Fujitsu-Siemens). Tento notebook je prostřednictvím bezdrátové sítě wi-fi, jakou dnes má řada nemocnic, připojen k interní síti.

Primář otevře v počítači inteligentní formulář, vyplní jméno pacienta a v dalších kolonkách se automaticky objeví údaje o diagnóze, výsledcích předchozích vyšetření apod. (formulář si příslušné údaje bere z nemocničního informačního systému). Není tedy zapotřebí se znovu vyptávat na tytéž údaje. Proběhne debata, do formuláře jsou zadána další zjištění, rozhodnutí a úkoly a vše je automaticky přeneseno do příslušných informačních systémů či úkolníků. Tedy žádné papíry, žádné přepisování, žádné sestavování zpráv po dokončení vizity. Je velmi pravděpodobné, že takto budou v dohledné době vypadat vizity v několika českých nemocnicích. Technologie je připravena, jednání o jejím nasazení již probíhají.

Uvedený příklad popisuje sofistikované využití inteligentního formuláře s napojením na další informační systémy. Větší praktický význam však má mnohdy nahrazování jednoduchých papírových dokumentů potřebných pro každodenní práci. Při vyplnění každého takového dokumentu ušetří lékař „jen“ několik minut, nicméně ušetřený čas se sčítá. A navíc jsou takto odbourávány ty nejprotivnější činnosti. O tom by mohli dobře vyprávět třeba v Psychiatrické léčebně Bohnice, kde takto postupně nahradili prakticky veškerou interní „byrokracii“. A jak dnes říká šéfka výpočetního střediska Jiřina Pavlíková, přispělo to k výraznému zvýšení spokojenosti uživatelů – tedy lékařů a zdravotnického personálu. Pochvaluje si také flexibilitu technologie, která umožní poskytnout uživatelům na obrazovce přesně to, na co jsou zvyklí na papíře.

Formuláře pro pacienty a jejich přibuzné

Protože vyplňovací aplikace 602XML Filler je zdarma, dají se inteligentní formuláře s výhodou používat i pro sběr dat od pacientů, jejich příbuzných či dalších třetích stran. Ve středočeském sanatoriu Topas, které se specializuje na léčbu pacientů trpících Alzheimerovou chorobou, tak například vyřešili dilema typické pro tento typ diagnóz. Pacient absolvuje vstupní vyšetření v situaci, kdy byl čerstvě vytržen z prostředí, na které je zvyklý, je dezorientovaný, stresovaný, a to pochopitelně ovlivní výsledky.

Toto dilema je vyřešeno tak, že příbuzný pacienta si na internetové stránce sanatoria stáhne inteligentní formulář 602XML vstupního vyšetření. Formulář jej provádí vyšetřením, zadává, jaké otázky má pacientovi klást a po vyplnění odpovědí postupně otevírá další kolonky. I laik je tak schopen „sesbírat data“ a poslat je do sanatoria s předstihem.

Podobně se rýsuje využití inteligentních formulářů 602XML při řešení žádosti o přepravu sanitkou. Pacient nebo jeho příbuzný si stáhne odpovídající formulář a vyplní jej a odešle elektronickou cestou. Formulář zajistí, že žádost byla vyplněna smysluplně a správně a že se jedná o pacienta, který má na přepravu skutečně nárok. Nemocnice či provozovatel služby tak dostává data v elektronické podobě. Mohou být přenesena přímo do informačního systému nebo do jiného formuláře 602XML, ve kterém se plánuje kapacita sanitek, a případně pak do dalšího formuláře, ve kterém se tvoří výkazy. Veškeré papírování mizí.

Automatické vytváření výkazů

Tím se dostáváme k otázce hlášení a výkazů vůbec. Tedy k možná vůbec nejprotivnější činnosti, se kterou se čeští lékaři a sestry setkávají – pravidelné vytváření výkazů pro zdravotní pojišťovny, což je povinnost, jejíž striktní plnění je absolutně kritické pro finanční přežití organizace. Toto vytváření výkazů může mít různou podobu – od přepisování údajů do formuláře pojišťovny v malé ordinaci až po komplikovaný proces sběru informací z různých pracovišť, jejich kontrolu, vracení k dopracování apod. až po vytvoření měsíčního reportu pro zdravotní pojišťovnu. S nasazením inteligentních formulářů 602XML je celá tato činnost prakticky automatizována.

Podobných situací, kdy náhrada papíru chytrým formulářem může ušetřit spoustu času, je pochopitelně celá řada – od výkazů práce přes žádosti o lázně, žádanku o odborné vyšetření či předpis léku.

Schvalování a podepisování bez papíru

Další častou oblastí nasazení inteligentních formulářů je nahrazení interního oběhu papírů v organizaci. Může se jednat o různě složité situace – na jedné straně dovolenka, kde jde „jen“ o to, že zaměstnanec něco vyplní, jeho šéf schválí a papír putuje do účtárny, na druhé straně žádost o nákup významnějšího investičního majetku, která vyžaduje závazné vyjádření pěti a více osob z různých oddělení. A někde mezi tím třeba vyúčtování služební cesty, kde není tak složitá schvalovací cesta dokumentu, ale o to těžší je správně vyplnit všechny kolonky, poznat, na co má zaměstnanec nárok a vypočítat všechny kompenzace.

Inteligentní formuláře 602XML jsou ideálním nástrojem pro pokrytí této oblasti mimo jiné proto, že podporují digitální podpis. Je tedy zcela průkazné, kdo dokument schválil (nebo zamítl či vrátil k dopracování), kdy se tak stalo a že dokument nebyl pozměněn. Možnost podepisovat a uzamykat jednotlivé sekce napomáhá několikakrokovému schvalování – s tím, že je vidět, v jakém stavu byl dokument, když jej ten či onen schválil.

Kompletně řeší oběh dat, včetně sofistikovaných funkcí jako zastupování (manažer, který odjíždí na dovolenou, zaškrtne, kdo za něj bude schvalovat které dokumenty) nebo předvyplňování (asistentka či sestra vyplní žádost a lékař ji poté potvrdí svým podpisem). Z hlediska uživatele pak systém vypadá tak, že emailem dostane link, klikne na něj, v počítači se mu rozbalí formulář, uživatel jej schválí, zamítne nebo provede svou část práce, podepíše digitálním podpisem a inteligentní dokument jde do dalšího schvalovacího kroku.

Uživatel v každém okamžiku vidí, v jakém stavu je jeho žádanka, kdo ji již schválil a u koho „visí“

Nejčastější využití je pochopitelně v oblasti „obyčejných“ žádanek – o vydání spotřebního materiálu, o nákup, schválení služební cesty, vydání klíče, rezervace zařízení apod.

Jsou nicméně i sofistikovanější aplikace, které z možností skýtaných inteligentními formuláři 602XML nabízejí mnohem více. V motolské nemocnici chytrý formulář například pokrývá sledování mimořádných událostí, což je proces kritický pro řízení kvality poskytované péče. Zaměstnanec, který má podezření, že při léčbě došlo k takové mimořádné události (chyba medikace, pád pacienta apod.), vyplní inteligentní formulář, čímž zahajuje proces šetření události a případně zavedení nápravných opatření. Tohoto procesu se účastní řada lidí s různými odbornostmi. Je tedy zapotřebí zajistit, aby se mezi nimi pohybovala dokumentace, aby se pohybovala správným způsobem, aby se proces nezastavil proto, že někdo zapomene reagovat a zároveň vyhovět požadavkům zacházení s interními důvěrnými údaji – někteří účastníci procesu mají mít přístup jen k některým údajům.

Od roku 2004 to v Motole řešili papírovou dokumentací a od dva roky později přešli na inteligentní formuláře 602XML. To umožnilo zvýšit rychlost, zahrnout více typů událostí a zjednodušilo se to pro uživatele. Jak dnes konstatují, bylo právě zavedení 602XML tím momentem, kdy formuláře začali vyplňovat i lékaři.

Mgr. Petr Hampl

šéfredaktor portálu www.bezpapiru.cz 

a spolupracovník společnosti

Software602